为进一步规范由本部门经费支出的分散采购工作，根据《浙江师范大学行知学院采购管理办法》等相关政策的要求，结合本部门工作实际，特制定本规定。
第一条 本规定所称的分散采购是指使用公共事务管理部经费支出且预算经费在0~3万元（不含）的采购项目。
第二条 采购申请流程
1.各使用方根据工作需要，填写《浙江师范大学行知学院公共事务管理部分散采购申请表》，提交到公共事务管理部，由部门审核后实施，如项目预算金额5000以上的还需分管领导审签后实施。
2.紧急采购项目，是指在如抗灾抢险、疫情紧迫、战时动员、工作急需的货物、服务和工程等情形下，为完成急迫任务而进行的采购项目。上级部门下达需由我部紧急采购的项目，应立即实施。
第三条 采购组织形式
1.分散自行采购方式主要有：浙江省政府采购云平台的电子卖场采购、询价、竞争性谈判、单一来源谈判采购等。
2.本部门分散自行采购方式原则上通过浙江省政府采购云平台的电子卖场进行采购。若浙江省政府采购云平台的电子卖场未上线的货物或服务可通过询价、竞争性谈判、单一来源谈判方式实施采购。
3.在浙江省政府采购云平台的电子卖场采购的项目严格按照其系统操作要求进行采购，并做好相关书面资料的收集和归档工作。
4.采用询价、竞争性谈判、单一来源谈判方式实施采购的项目，由使用方和采购中心共同组织采购，谈判（询价）小组由至少3人及单数人员组成，使用方参与人数多于采购中心，采用询价方式实施的采购项目，由使用方提供2家以上单位的报价，采购中心提供1家以上单位的报价。使用方负责人为采购项目第一责任人，负责做好采购过程中各环节的组织，并做好相关书面资料的收集工作。
6.紧急采购项目，需成立由3人及以上单数人员组成的谈判（询价）小组，谈判（询价）过程允许通过电话、QQ、微信或钉钉等电子通讯方式进行谈判，其付款方式视实际情况可灵活处理。采用询价方式实施的采购项目，由使用方提供2家以上单位的报价，采购中心提供1家以上单位的报价。但要注意收集相关信息（包括视频、截屏等），事后应做好相关书面资料的收集和归档工作。
7.使用方在采购项目完成后将已收集资料移交给公管事务管理部归档留存。
第四条 采购结果公示
除相关采购系统已有采购结果公示的项目外，采购金额在2万元及以上的采购项目按学校规定在校采购中心网站进行分散采购公示。
第五条 为确保资金安全，分散自行采购项目原则上不支付预付款，验收合格后付款，紧急采购项目除外。使用方提供分散采购申请表、询价记录、采购合同（若有）、发票、验收单（若有）、固定资产入库单（若有）等材料，按学院财务报销的相关规定办理付款手续，原则上在验收合格后15个工作日内（另有协议除外）付清货款。
第六条 公管事务管理部应做好分散自行采购档案管理，全面、真实地记录和反映分散采购活动情况，主动接受采购管理、监察、审计等部门的监督检查。
第七条 本规定与上级文件有冲突，按上级文件执行。
第八条 本规定自发布之日起实施。
公共事务管理部
2025年7月30日
